Oportunidade para Secretária Executiva

Sobre a vaga
Secretária Executiva
Localização
Luanda – Angola
Descrição da Vaga
Assessorar a Administração em contexto laboral, através da prestação de auxílio na organização da agenda e atendimento externo.
Responsabilidades
Gerir e coordenar o calendário do Director Geral e da Administração, incluindo compromissos, reuniões e viagens;
Organizar reuniões internas e externas, assegurando todos os requisitos logísticos: local, equipamento, apresentações e preparação de agendas;
Redigir e circular agendas, elaborar actas e pontos de acção, e comunicar lembretes e confirmações de reuniões;
Organizar viagens e logística da Administração, incluindo voos, vistos, hotel, acomodação, aluguer de viatura, horários e reembolso de despesas;
Coordenar e responder às comunicações recebidas pela Administração, incluindo chamadas, e-mails e correspondência física;
Elaborar relatórios, apresentações e documentos de alta qualidade, conforme solicitado pela Administração;
Comunicar informações e actualizações relevantes às unidades de negócio, por instrução da Administração;
Garantir um sistema eficiente de arquivo físico e electrónico, com recuperação rápida de documentos;
Assegurar a gestão e controlo da documentação legal, técnica e operacional da empresa;
Estabelecer contacto com fornecedores, parceiros, clientes e entidades externas (incluindo organismos públicos e alfândegas), em representação da Administração;
Apoiar na gestão e acompanhamento de contratos, propostas e documentação comercial;
Garantir a confidencialidade e o tratamento criterioso de toda a informação sensível da organização.
Requisitos
FORMAÇÃO ACADÉMICA
Frequência universitária ou licenciatura em Gestão, Administração, Secretariado ou áreas similares
EXPERIÊNCIA
3 (três) anos de experiência em funções similares.
COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
Capacidade de escrita formal e comunicação administrativa
Organização e gestão documental
Inglês fluente (factor eliminatório)
Informática na óptica do utilizador
COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
Orientação para a acção
Visão de negócios
Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade
Rigor e atenção ao detalhe
Boa capacidade de planeamento e cumprimento de prazos
Proactividade e autonomia na execução das tarefas
PREFERÊNCIAS ADICIONAIS
Residente preferencialmente em Viana, Zango, Kilamba ou Sequele.
Titular de carta de condução (obrigatório)