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Escriturário de arquivo de entrada de dados administrativos
Recruitlytics Hiring
Descrição da vaga
Dedicada a fornecer serviços excepcionais e manter operações comerciais organizadas, nossa empresa está procurando um Escriturário de Arquivo Administrativo de Entrada de Dados orientado a detalhes para se juntar à nossa equipe. Se você se destaca no gerenciamento de registros, na inserção de dados com precisão e no trabalho independente em um ambiente remoto, esta oportunidade pode ser perfeita para você.
Nesta função, você será responsável por manter arquivos digitais, atualizar bancos de dados, organizar registros administrativos e garantir que as informações sejam inseridas com precisão e eficiência. Sua atenção aos detalhes, confiabilidade e compromisso com a precisão dos dados desempenharão um papel importante no suporte às operações diárias e em ajudar nossa equipe a se manter organizada e produtiva.
·
Principais responsabilidades:
·
Ingestão e indexação.
• Receba arquivos de caixas de entrada compartilhadas, portais, ferramentas internas de tickets e pastas na nuvem.
• Confirme o tipo de documento, campos obrigatórios, assinaturas e anexos.
• Indexe cada registro usando metadados padrão (ID do cliente/projeto, data, categoria do documento, versão, região).
·
Organização de documentos.
• Aplique convenções de nomenclatura e estruturas de pastas padronizadas.
• Converta formatos quando necessário (mesclagem/divisão de PDF, imagem para PDF, compactação, rotulagem de versão).
• Manter bibliotecas controladas (final versus rascunho versus arquivadas), incluindo etiquetas de retenção.
·
Controle de qualidade
• Execute verificações diárias de duplicatas, arquivos incorretos, páginas faltantes e digitalizações ilegíveis.
• Sinalize exceções e encaminhe-as ao proprietário correto com notas claras.
• Manter registros de erros e contribuir para melhorias de processos que reduzam o retrabalho.
·
Governança e conformidade de registros
• Lide com registros confidenciais com rígidos controles de acesso e confidencialidade.
• Siga cronogramas de retenção, instruções de retenção legal e regras de exclusão/arquivamento.
• Apoie auditorias extraindo registros rapidamente e documentando as etapas da cadeia de custódia.
·
Colaboração e comunicação.
Coordene com as equipes de RH, Finanças, Operações, Jurídico ou Cliente para esclarecer os requisitos do arquivo.
Forneça atualizações de status sobre pendências, tempo de resposta e problemas encontrados durante o processamento.
·
Ferramentas que você pode usar:
·
• Armazenamento em nuvem (Google Drive/SharePoint/Dropbox), ferramentas de documentos (Adobe Acrobat ou equivalentes), planilhas, emissão de tickets (Jira/Asana/ServiceNow), plataformas de assinatura eletrônica e ferramentas básicas de produtividade de escritório.
• Métricas de sucesso (exemplos):
• Taxa de precisão (taxa de erro de arquivo incorreto/metadados)
• Tempo de resposta desde o recebimento até o arquivamento
• Tamanho do backlog e rendimento diário
• Velocidade e integridade da recuperação da auditoria
• Aderência à conformidade (controle de acesso, re
Nesta função, você será responsável por manter arquivos digitais, atualizar bancos de dados, organizar registros administrativos e garantir que as informações sejam inseridas com precisão e eficiência. Sua atenção aos detalhes, confiabilidade e compromisso com a precisão dos dados desempenharão um papel importante no suporte às operações diárias e em ajudar nossa equipe a se manter organizada e produtiva.
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Principais responsabilidades:
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Ingestão e indexação.
• Receba arquivos de caixas de entrada compartilhadas, portais, ferramentas internas de tickets e pastas na nuvem.
• Confirme o tipo de documento, campos obrigatórios, assinaturas e anexos.
• Indexe cada registro usando metadados padrão (ID do cliente/projeto, data, categoria do documento, versão, região).
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Organização de documentos.
• Aplique convenções de nomenclatura e estruturas de pastas padronizadas.
• Converta formatos quando necessário (mesclagem/divisão de PDF, imagem para PDF, compactação, rotulagem de versão).
• Manter bibliotecas controladas (final versus rascunho versus arquivadas), incluindo etiquetas de retenção.
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Controle de qualidade
• Execute verificações diárias de duplicatas, arquivos incorretos, páginas faltantes e digitalizações ilegíveis.
• Sinalize exceções e encaminhe-as ao proprietário correto com notas claras.
• Manter registros de erros e contribuir para melhorias de processos que reduzam o retrabalho.
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Governança e conformidade de registros
• Lide com registros confidenciais com rígidos controles de acesso e confidencialidade.
• Siga cronogramas de retenção, instruções de retenção legal e regras de exclusão/arquivamento.
• Apoie auditorias extraindo registros rapidamente e documentando as etapas da cadeia de custódia.
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Colaboração e comunicação.
Coordene com as equipes de RH, Finanças, Operações, Jurídico ou Cliente para esclarecer os requisitos do arquivo.
Forneça atualizações de status sobre pendências, tempo de resposta e problemas encontrados durante o processamento.
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Ferramentas que você pode usar:
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• Armazenamento em nuvem (Google Drive/SharePoint/Dropbox), ferramentas de documentos (Adobe Acrobat ou equivalentes), planilhas, emissão de tickets (Jira/Asana/ServiceNow), plataformas de assinatura eletrônica e ferramentas básicas de produtividade de escritório.
• Métricas de sucesso (exemplos):
• Taxa de precisão (taxa de erro de arquivo incorreto/metadados)
• Tempo de resposta desde o recebimento até o arquivamento
• Tamanho do backlog e rendimento diário
• Velocidade e integridade da recuperação da auditoria
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